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Partout dans le monde, les entreprises apprennent à s’adapter à la suite du COVID-19. Dans la nouvelle normalité, nous sommes tous plus conscients de tout ce que nous touchons, surtout au bureau. Selon le CDC, les entreprises devraient élaborer un plan visant à réduire les points de contact courants dans les bureaux, et tous les objets qui ne peuvent pas être enlevés doivent être nettoyés plus fréquemment. Poignées de porte, interrupteurs, boutons d’ascenseur, rampes d’escalier. La liste est encore longue.

Comment pouvons-nous assurer la sécurité des personnes sans entraver leur capacité à travailler et à vivre ? Alors que les entreprises réaménagent leurs espaces de travail, les nouvelles technologies peuvent contribuer à créer un environnement plus sûr.

La technologie sans contact pour une meilleure gestion des bâtiments

Avant la pandémie, la technologie sans contact était une caractéristique intéressante. Mais la plupart des entreprises ne mettaient pas en place des fonctions mains libres dans leurs bureaux. Aujourd’hui, les solutions sans contact sont passées d’une fonctionnalité agréable à utiliser à une fonctionnalité essentielle pour assurer la sécurité des personnes au travail. 

La création d’expériences sans contact réduit également la quantité d’entretien nécessaire dans votre bâtiment. Un nettoyage et une désinfection appropriés sont des mesures de sécurité essentielles dans le bureau post-COVID. Aujourd’hui plus que jamais, la gestion d’entretien doit être intelligente et efficace. Il s’agit à la fois d’une mesure de sécurité préventive et d’une amélioration des opérations de votre entreprise. Ce guide vous montrera comment mettre en œuvre la technologie sans contact dans votre espace. Vous apprendrez également comment gérer la maintenance pour rouvrir vos portes en toute confiance.

Comment mettre en œuvre la technologie sans contact – Étape 1 : Identifier les domaines problématiques

Avant de rouvrir les bureaux, vous devez évaluer votre espace actuel. Recherchez les zones qui pourraient augmenter le risque de transmission du coronavirus. Commencez par identifier les points de contact les plus courants dans le bâtiment. Vous devrez porter une attention particulière aux portes, aux salles de pause, aux salles à manger, aux espaces de travail partagés, aux salles de conférence et aux toilettes. Une fois que vous savez où se trouvent les points chauds, vous pouvez surveiller de plus près leur gestion.

Ensuite, déterminez un budget pour vos mises à jour de la technologie sans contact. En établissant votre budget, concentrez-vous sur les espaces les plus utilisés du bâtiment et sur les zones qui ont le plus d’impact. Si une machine à café à commande vocale semble être un équipement agréable, ce n’est pas la mise à jour la plus essentielle. La technologie sans contact aura le plus d’impact là où elle ne peut pas être remplacée par autre chose. 

Les technologies liées à la santé peuvent être coûteuses, alors investissez dans des solutions qui seront toujours utiles à l’avenir. La technologie sans contact est à l’épreuve du futur, et non pas seulement d’une mode créée par la pandémie. 

Comment mettre en œuvre la technologie sans contact – Étape 2 : Commencer par la porte d’entrée

Si tous ceux qui entrent dans votre bâtiment touchent les mêmes appareils et poignées de porte, les mesures de sécurité que vous prenez à l’intérieur risquent d’être inutiles. Tout le monde a déjà utilisé un objet commun pour entrer à l’intérieur. Le contrôle d’accès sans contact est votre première ligne de défense dans un bâtiment intelligent et sûr. Lorsque vous choisissez un système de contrôle d’accès sans contact, voici ce qu’il faut rechercher:

  • Les justificatifs d’identité mobiles. Il est plus sûr et plus pratique de faire entrer les gens dans le bâtiment à l’aide de leur téléphone. Il n’y a plus à craindre d’oublier un badge à la maison, ni de se faire passer pour un collègue de travail. La gestion est également plus facile. Vous pouvez attribuer ou révoquer des autorisations en un seul clic. De plus, les badges mobiles sont plus sûrs. Les téléphones disposent d’une forme d’authentification multifactorielle déjà intégrée que vous pouvez exploiter.
  • Fonctionnalité mains libres. Recherchez un contrôle d’accès doté d’une fonction de déverrouillage de l’onde. Cette fonctionnalité permet aux personnes de garder leur téléphone dans leur poche ou leur sac et de faire signe au lecteur de les laisser entrer. Si les gens doivent sortir leur téléphone, ouvrir une application et sélectionner une porte, le système n’est plus rapide et efficace. Cela pourrait provoquer un goulot d’étranglement à votre porte.
  • Fiabilité. Votre système de contrôle d’accès doit fonctionner 100 % du temps. Recherchez des systèmes dotés de dispositifs de sécurité et d’une alimentation électrique de secours. Le déverrouillage doit également être fiable. Choisissez un matériel de lecture qui utilise plusieurs signaux pour garantir une expérience cohérente.
  • Accès à distance. Les logiciels basés sur le cloud vous permettent de gérer le système depuis n’importe quel endroit. Déverrouillez une porte pour un employé, délivrez des laissez-passer pour les invités ou modifiez les horaires de porte à distance. Les mises à jour du système peuvent également être effectuées dans le Cloud.

Un autre avantage de l’utilisation d’un système de contrôle d’accès basé sur le cloud est la possibilité de se connecter à d’autres applications. Le logiciel de contrôle d’accès avec des API ouvertes est facile à intégrer avec d’autres plateformes de bâtiment. Votre système de gestion des employés ou des visiteurs en est un bon exemple. Cette intégration automatise vos nouvelles procédures, telles que l’enregistrement numérique et les questionnaires de santé. 

Lorsqu’il s’agit de pérenniser votre bâtiment, le contrôle d’accès sans contact est un outil essentiel. C’est un moyen plus pratique et plus rapide d’entrer dans le bâtiment que les cartes-clés traditionnelles. Vous pouvez également connecter votre contrôle d’accès à un dispositif d’ouverture automatique des portes si votre bâtiment le permet. Un système mains libres permettra de maintenir le flux de circulation dans votre bâtiment sans avoir à toucher à quoi que ce soit. 

Comment mettre en œuvre la technologie sans contact – Étape 3 : Passage à un système d’enregistrement sans contact

L’utilisation d’une plate-forme entièrement numérique permet également un processus d’identification sans contact. Un système d’enregistrement des employés mobiles permet aux personnes de demander l’accès à partir de leur smartphone avant de se rendre au travail. Et un système de gestion des visiteurs permet à vos invités de se préenregistrer pour venir sur votre lieu de travail. 

La création d’une expérience sans contact montre que vous avez pensé à chaque détail de l’expérience de votre équipe et de vos invités. Non seulement vous avez rendu le processus plus pratique, mais vous avez également pris des mesures pour alléger la charge qui pèse sur eux lorsqu’ils viennent sur votre lieu de travail. Ainsi, ils n’ont plus à s’inscrire une fois arrivés et peuvent se mettre au travail plus rapidement, ce qui leur fait gagner du temps et leur évite des tracas.

De plus, il y a souvent beaucoup d’informations que vous devrez leur demander. Au lieu de leur demander ces informations lors de l’inscription, vous pouvez recueillir des informations essentielles, leur demander de remplir un questionnaire de santé et vous occuper de toute autre action avant la visite.

Le sans contact est un autre moyen d’aider l’ensemble de votre bureau à rester en bonne santé. Vous pouvez ainsi minimiser la propagation des germes et vous assurer que vous prenez soin de tout le monde dans votre espace. 

Comment mettre en œuvre la technologie sans contact – Étape 4 : Repensez votre gestion de l’entretien

Même avec les nouvelles technologies et les processus numériques, il serait irréaliste de penser que l’on peut supprimer tous les points de contact au bureau. Malgré l’utilisation des meilleures technologies sans contact et des meilleurs protocoles de sécurité, un nettoyage régulier est toujours nécessaire. Augmenter l’entretien de votre bâtiment pendant COVID-19 est une nécessité pour assurer la sécurité et la santé des personnes. L’utilisation de la technologie permet de garder le lieu de travail propre et de rendre vos opérations plus efficaces. Ceci, à son tour, réduit les coûts. Mais comment savoir quoi nettoyer et quand le faire ? Les outils numériques de gestion du lieu de travail peuvent vous aider à planifier de meilleurs programmes d’entretien. 

Lorsque vous révisez votre processus de nettoyage, vos systèmes technologiques fournissent des instantanés utiles de l’activité sur le lieu de travail. Un système de contrôle d’accès basé sur le cloud vous permet de disposer de données et de rapports en temps réel. Ces analyses, associées aux informations de votre système d’enregistrement des employés, vous aident à voir quand planifier l’entretien sans perturber vos employés. 

En demandant à chacun de s’inscrire avant de venir sur le site, vous disposez de plus d’informations pour travailler. Relié au contrôle d’accès, cela crée un puissant outil d’optimisation. Remarquez les tendances d’occupation, comme les jours où il y a des pics d’activité, ou les zones qui sont à leur capacité maximale. Définissez de nouvelles équipes de travail, gérez des groupes d’utilisateurs et ouvrez des portes de n’importe où, le tout sur un seul tableau de bord. Grâce à l’accès à distance à votre plateforme, il est facile de s’adapter à de meilleurs horaires de maintenance. 

Le personnel de maintenance peut également utiliser les mêmes procédures d’enregistrement numérique et de contrôle d’accès. Ainsi, vous disposez d’une piste de vérification détaillée des espaces qui ont été assainis et du moment où ils l’ont été. Plus vous avez de visibilité sur ce qui se passe à l’intérieur de votre bâtiment, plus il sera sûr.

Principaux points à retenir et meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la technologie sans contact

La création de lieux de travail sûrs et désinfectés constitue un défi unique pour la réouverture des entreprises. La technologie sans contact améliore la sécurité des bâtiments, sans pour autant sacrifier la sécurité ou la commodité. Voici quelques bonnes pratiques et conseils à retenir lorsque vous envisagez d’utiliser la technologie sans contact sur votre lieu de travail: 

  • La technologie mains libres et sans contact est devenue une mesure de sécurité nécessaire. Lorsque vous établissez un budget pour la technologie sans contact, concentrez-vous d’abord sur les domaines qui ont le plus d’impact.
  • Le contrôle d’accès sans contact donne aux gens confiance dans la sécurité de votre bâtiment dès qu’ils s’approchent de la porte. Installez des systèmes d’accès mains libres aux principaux points d’entrée à forte fréquentation pour supprimer les points de contact communs. De plus, les badges mobiles sont plus pratiques et permettent une entrée plus rapide et en mains libres.
  • L’identification sans contact réduit la nécessité d’interagir avec les surfaces communes ou d’avoir des interactions en face à face. Exiger que tout le monde, y compris les invités, s’inscrive à l’avance pour venir sur place, et activer les questionnaires de santé comme précaution supplémentaire. 
  • Les rapports en ligne donnent aux administrateurs une meilleure visibilité sur l’activité du bâtiment. Utilisez les alertes d’accès, le suivi de l’occupation et les données de connexion pour optimiser les horaires des employés et la maintenance.

La technologie sans contact adaptée à votre lieu de travail

La réduction des points de contact et des contacts face à face sont les nouvelles normes pour un retour au travail plus sûr. La mise en œuvre de la technologie sans contact est devenue une précaution de sécurité nécessaire sur le lieu de travail. Vous pouvez automatiser vos nouveaux processus en passant à des systèmes de construction interopérables. Comeen et Dynamic Screen travaillent ensemble pour créer une solution complète pour des bâtiments plus sûrs et plus sains. 

Le système de gestion des employés et des visiteurs basé sur l’application Comeen permet des processus d’enregistrement sans contact. Rationalisez vos demandes de connexion et d’enregistrement grâce à la plate-forme numérique pratique qui se connecte à plus de 50 intégrations prêtes à l’emploi.

Les plateformes de sécurité et de travail intégrées améliorent la sécurité de votre bâtiment. Même après la pandémie, votre système intégré équipe votre espace avec la meilleure technologie de sa catégorie. Au fur et à mesure que les gens retourneront sur leur lieu de travail, voici les caractéristiques qu’ils rechercheront.

Vous souhaitez en savoir plus sur la technologie dont vous avez besoin pour gérer la sécurité au travail ? Contactez-nous ici.

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