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Le lieu de travail est l’un des endroits où les gens contractent le plus souvent des maladies contagieuses. Les allées et venues sont constantes et les espaces entre postes de travail souvent restreints. En temps normal, c’est une saison de rhume ou de grippe dont il faut s’inquiéter. Mais avec COVID-19, il n’a jamais été aussi important d’assurer la sécurité des employés et des visiteurs sur votre lieu de travail. La meilleure façon d’y parvenir est d’inciter les personnes malades de rester à la maison. Mais comment pouvez-vous vous assurer que les personnes qui entrent dans votre bâtiment sont en bonne santé? 

La solution : Questionnaires sur la santé au travail

L’un des meilleurs moyens de savoir si quelqu’un se sent malade ? Demandez-leur ! La sélection préalable des employés et des visiteurs est un moyen économique de savoir s’ils sont en bonne santé. Vous pouvez utiliser des questionnaires, des contrôles de température et des dérogations pour des raisons de santé afin de présélectionner les personnes qui souhaitent se rendre sur place. 

Ces outils de dépistage sont un excellent moyen d’identifier les personnes qui devraient rester chez elles. Mais il peut être difficile de garder ces informations à jour et de les protéger, surtout si vous avez un grand bâtiment ou beaucoup d’employés. Vous devez vous assurer que vos procédures de dépistage sont faciles à remplir et à gérer. Grâce à la technologie, vous pouvez ajouter automatiquement un questionnaire de santé dans votre processus d’enregistrement et exiger que les employés et les visiteurs le remplissent avant de leur donner accès à votre bâtiment. Découvrez les outils qui peuvent vous aider à assurer une reprise du travail en toute sécurité et comment les mettre en œuvre dans votre établissement.

Étape 1 : Réévaluez vos procédures d’enregistrement

Avant d’accueillir à nouveau les employés et les visiteurs sur votre lieu de travail, examinez la procédure d’enregistrement en vigueur dans votre bureau. Les choses devront probablement changer par rapport à ce que vous aviez mis en place avant la pandémie. Il est recommandé d’utiliser un stylo et des feuilles de papier pour les formalités d’enregistrement, d’ajouter des questionnaires sur la santé et d’exiger un enregistrement préalable, dans le cadre d’une procédure d’enregistrement sûre. Voici comment savoir ce dont votre bâtiment a besoin.  

Lors de la planification de votre stratégie de dépistage sanitaire, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Combien de personnes devez-vous autoriser sur le site en même temps ?
  • À quelle fréquence les personnes devront-elles accéder au bâtiment ?
  • À quelle fréquence les personnes doivent-elles remplir un questionnaire sur la santé au travail ?
  • Comment allez-vous accueillir les visiteurs et les invités ?
  • Quels types de technologies de dépistage votre budget permet-il?

Si vous n’avez qu’une poignée de personnes qui se présentent au bureau, vous n’aurez peut-être pas besoin de modifier radicalement votre procédure d’enregistrement. Mais si votre personnel est plus nombreux, il peut être plus difficile de savoir qui vient au bureau et à quel moment, et si leur présence est sûre. Pour s’assurer que le personnel est autorisé à revenir sur le lieu de travail, les employés doivent remplir un questionnaire chaque jour avant d’entrer. Dans le cadre d’une approche par équipes décalées, seuls les employés dont l’arrivée est prévue ce jour-là devront se soumettre au processus de contrôle. 

Lorsque vous prévoyez de faire entrer des visiteurs dans votre espace, il y a d’autres facteurs à prendre en compte. Vous devrez communiquer les nouvelles procédures à l’avance et vous assurer que les visiteurs ont bien passé le contrôle avant d’arriver. Si les visiteurs se sont déjà enregistrés à la réception, vous devez actualiser le processus pour éliminer l’interaction en face à face. 

Il est essentiel de maintenir l’organisation et la simplicité du processus pour faire appliquer les questionnaires sur la santé au travail. Ensuite, vous devrez chercher des solutions pour vous aider à automatiser ce nouveau processus.

Étape 2 : Mettre en place un outil qui fait le travail pour vous 

L’automatisation de vos processus d’enregistrement est beaucoup plus facile avec une plate-forme numérique. Les systèmes d’enregistrement des employés et de gestion des visiteurs peuvent vous donner les outils dont vous avez besoin pour gérer toutes les personnes qui franchissent votre porte – encore mieux si les deux systèmes fonctionnent ensemble de manière transparente. 

L’utilisation d’un logiciel pour vos procédures d’enregistrement COVID-19 présente de nombreux avantages. Les formulaires numériques sont beaucoup plus faciles à gérer, car vous pouvez les envoyer, les remplir et les consulter à partir de n’importe quel appareil. Plus de piles de papier ni d’enregistrement manuel des informations. Les plateformes numériques améliorent également la sécurité des données. Choisissez des logiciels qui répondent à des normes de conformité strictes et qui utilisent des communications cryptées pour protéger les informations personnelles.

Autre avantage : les plateformes numériques permettent un enregistrement sans contact. Sans avoir besoin d’interactions en face à face, vous pouvez passer à la réception à distance. Les gens n’ont besoin que de leur téléphone pour remplir le questionnaire de santé numérique. Vous pouvez ainsi supprimer les points de contact communs comme les bornes ou les feuilles d’enregistrement.

Pour créer votre processus de dépistage numérique de la santé COVID-19, décidez des questions auxquelles vous voulez que les gens répondent pour vous aider à déterminer s’ils peuvent entrer en toute sécurité. Vous devez également déterminer si vous souhaitez qu’ils effectuent un contrôle de température à domicile dans le cadre du processus. Voici quelques exemples de questions du CDC pour votre questionnaire de santé:

  • Avez-vous été en contact direct avec une personne positive au coronavirus ?
  • Avez-vous une fièvre supérieure à 38°C ?
  • Présentez-vous des symptômes de COVID-19 (toux, mal de gorge, essoufflement) ?
  • Si vous avez déjà reçu un diagnostic positif au COVID-19, cela fait-il au moins 10 jours que vous avez présenté des symptômes, ou avez-vous été autorisé par un médecin?

Lorsqu’un employé se présente au bureau ou si vous pré-enregistrez un visiteur, il reçoit automatiquement son questionnaire de santé à remplir avant son arrivée. Vous pouvez ainsi vous assurer que toutes les personnes autorisées à se rendre au bureau sont en bonne santé. Si une personne répond de manière défavorable à une question et qu’elle présente un risque, vous pouvez lui refuser l’entrée au bureau et suivre les étapes suivantes.

Étape 3 : Utiliser le contrôle d’accès pour faire appliquer les résultats 

Une fois que vous avez défini les critères d’admission sur le site, vous pouvez renforcer la sécurité en connectant votre système de contrôle d’accès afin que seules les personnes en bonne santé puissent s’inscrire sur votre lieu de travail. Pour automatiser et faire appliquer au mieux votre contrôle de santé, utilisez un système de contrôle d’accès mobile basé sur le cloud. Les plates-formes dotées d’une architecture API ouverte rendent les intégrations transparentes et rapides à déployer. 

L’une des raisons d’utiliser des badges mobiles dans ce scénario est qu’il s’agit de l’un des types de technologie sans contact les plus courants sur le lieu de travail. Un employé ou un visiteur peut effectuer l’ensemble du processus d’enregistrement sur son téléphone. Ensuite, le même appareil leur permet de passer la porte. Votre visiteur n’a plus qu’à agiter la main devant le lecteur pour entrer sans contact du début à la fin. 

Les cartes d’identité mobiles sont également plus pratiques que les badges ou les cartes-clés. Avec un processus numérique, vos employés et visiteurs n’ont pas besoin de se souvenir d’autre chose lorsqu’ils viennent au bureau. De plus, vous évitez d’avoir à distribuer des badges de visiteur partagés.

L’intégration d’un contrôle d’accès mobile peut également faire appliquer vos nouvelles procédures sans que vous ayez à vous déplacer. Elle fonctionne en associant le questionnaire de santé rempli aux justificatifs d’identité mobiles d’un employé. Comme une étape d’autorisation supplémentaire, si le formulaire n’est pas rempli, ils ne pourront pas entrer dans le bâtiment. Au lieu de confirmer chaque formulaire de vérification individuel, laissez votre fournisseur de contrôle d’accès le faire pour vous.

Le contrôle d’accès en ligne vous donne également des informations en temps réel sur les personnes qui entrent et sortent du bâtiment. C’est un élément nécessaire pour améliorer la sécurité du bâtiment et vous aider à prévenir les intrusions indésirables. Les rapports détaillés vous permettent également de renforcer la distanciation sociale au travail grâce à la gestion des capacités. En sachant combien de personnes se trouvent au bureau, vous pouvez vous assurer qu’il y a suffisamment de place pour que chacun puisse garder une distance de sécurité.

Autres possibilités : contrôle de la température sur place

De nombreuses entreprises intègrent également des contrôles de température sur site pour leurs protocoles de sécurité COVID-19. Avant de prendre le train en marche, il y a quelques facteurs clés à prendre en compte avec cette technologie. 

Tout d’abord, vérifiez si votre budget vous permet d’utiliser la méthode de contrôle de la température. Les caméras à balayage thermique sont très coûteuses. L’équipement haut de gamme peut être coûteux. Assurez-vous que votre budget de sécurité est suffisamment flexible pour couvrir les coûts du matériel, de l’installation et de la maintenance. 

Pour que le système fonctionne, vous devez disposer d’un espace sûr pour installer les scanners. Dans certains grands bâtiments, cela pourrait créer un goulot d’étranglement à vos points d’entrée principaux. N’oubliez pas que la distanciation sociale est importante pour prévenir la propagation de COVID-19. De grands groupes de personnes en attente d’un scan pourraient augmenter le risque.

Si les contrôles de température sur site sont importants pour votre stratégie de sécurité COVID-19, la bonne technologie est essentielle. Recherchez des caméras thermiques et des scanners qui sont interopérables. La connexion de votre infrastructure de sécurité existante peut réduire la pression sur vos équipes d’exploitation. Certaines caméras thermiques peuvent s’intégrer au contrôle d’accès et aux enregistrements numériques, par exemple. Cela vous permet de gérer l’ensemble du processus à partir d’une seule plateforme.

Bonnes pratiques et points clés à retenir

L’utilisation de la technologie pour créer un bâtiment plus sûr est une partie intelligente et essentielle de la réouverture pendant la COVID-19. La combinaison d’un processus d’enregistrement numérique et d’un contrôle d’accès mobile peut simplifier votre retour au travail. Cette intégration permet aux entreprises d’automatiser leurs questionnaires sur la santé au travail:  

  • Vous permettant de vous adapter à la volée. Vous pouvez facilement modifier vos questionnaires ou demander des étapes supplémentaires dans votre processus d’enregistrement.
  • Réduire la charge administrative. L’accès à distance à votre plateforme numérique en nuage rend la gestion facile et pratique.
  • Création d’une expérience sans contact facile à mettre en œuvre. L’interopérabilité des logiciels et l’accès mains libres sont synonymes d’un bâtiment plus sûr et plus sain.
  • Améliorer l’expérience du visiteur. Les questionnaires de santé numériques sont pratiques et faciles à utiliser. De plus, le contrôle d’accès sans contact est pratique et sans germes.

Solutions technologiques intégrées

Lorsqu’il s’agit de l’enregistrement des employés et de la gestion des visiteurs, vous voulez choisir un logiciel facile à utiliser et à gérer. Comeen fait les deux, tout en offrant les fonctions de sécurité dont vous avez besoin. Créez et automatisez facilement des questionnaires de santé personnalisés et gérez les demandes d’accès. Les administrateurs ont la possibilité de choisir le moment et la fréquence des questionnaires de santé numériques dans l’interface de Comeen. 

Vous voulez en savoir plus sur la technologie dont vous avez besoin pour gérer un lieu de travail sûr ?

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